« Faire des présentations en ligne » est une activité commune dans toutes les entreprises depuis bien des années ! Toutefois, le format le plus commun était bien souvent de présenter à des collègues ou des clients dans de petites salles de conférence, ou celui d’une prestation sur scène dans un grand auditorium.

Et lorsqu’il était question de présentations en ligne, on les retrouvait bien davantage dans de très grandes entreprises qui utilisaient ce moyen de communication pour leurs équipes disséminées un peu partout sur le globe.

Depuis le printemps 2020, tous les gens d’affaires ont eu à s’adapter à la vitesse grand V pour faire passer leurs réunions et leurs présentations en mode virtuel. Et il semble que globalement, les résultats n’aient pas toujours été à la hauteur. La raison est fort simple : vos présentations en salle ne peuvent simplement être utilisées telles quelles en ligne.

Voici 3 bonnes pratiques à mettre en place avant votre prochaine présentation virtuelle.

• Adapter votre contenu visuel aux différents types d’écrans utilisés par les participants.

Un élément crucial sur lequel vous n’avez aucun contrôle avec les présentations virtuelles est la taille de l’écran sur lequel les gens verront votre contenu. Vos diapositives remplies de 2 ou 3 graphiques pouvaient être à la limite de la lisibilité dans une salle de conférence, alors imaginez maintenant ce dont elles auront l’air sur une tablette, ou même sur un téléphone cellulaire !

Vous ne pouvez présumer que tous auront le luxe d’être confortablement installés devant un écran d’ordinateur pleine grandeur.

Comment y arriver ? Réduisez la quantité de contenu sur chacune de vos diapositives afin de traiter une idée à la fois. Pour vous aider, augmentez également la taille du texte afin de faciliter la visibilité et la lisibilité de votre contenu.

• Prévoir un déroulement plus dynamique.

Lorsqu’on présente en salle ou dans un auditorium, on profite de l’énergie des gens dans la salle ou de leur langage corporel pour percevoir leur niveau d’engagement. Et, soyons honnêtes, la quantité de distractions des présentations en face à face est bien moins grande que lors de présentations virtuelles.

Bien que nous ayons tous vu des gens poser leur regard sur leur téléphone cellulaire lors de présentations ou de réunions, la présence d’humains dans une même salle réduisait un peu la tentation de décrocher.

Lors de réunions ou de présentations en ligne, vous perdez cette connexion humaine, car votre présence vidéo se résume à une minuscule petite fenêtre sur un écran. Sans oublier que vous devez travailler bien plus pour maintenir l’attention des gens qui peuvent être distraits par de multiples fenêtres de clavardage, les enfants présents dans la pièce d’à côté, ou les animaux de compagnie qui s’invitent dans la pièce.

La règle de base pour vous aider à dynamiser le déroulement de votre présentation ? Changer de rythme toutes les 7 à 10 minutes pour stimuler le niveau d’attention des participants. Cela peut être en prévoyant une séance de questions, en utilisant un sondage en ligne, en utilisant des éléments multimédias ou en ayant une discussion ouverte. Bref, assurez-vous d’éviter de faire un monologue continu pendant 20 ou 30 minutes.

• Établir des règles de fonctionnement de vos présentations en ligne

Nous sommes collectivement plus à l’aise avec les réunions en ligne depuis les derniers mois, mais il n’en demeure pas moins que de présumer que tous ont la même conception de quelles sont les bonnes pratiques de fonctionnement risque de vous causer certaines frustrations.

Quels éléments devez-vous considérer dans vos règles de fonctionnement ?

• Déterminez comment la caméra et le micro seront utilisés. Doivent-ils être ouverts ou fermés pour tous ? Utilisés uniquement pour intervenir ?
• Déterminez quelle utilisation sera faite du clavardage. Voulez-vous que les participants l’utilisent pour les questions qui vous seront relayées par un modérateur ?
• Déterminez la façon d’intervenir ou de poser des questions.
• Attribuez une durée fixe à votre réunion ou votre présentation, et respectez-la scrupuleusement. La fatigue virtuelle n’est pas un mythe !

Lorsque vous avez déterminé vos règles de fonctionnement, assurez-vous de les communiquer à vos participants en même temps que vous transmettez l’invitation et le lien de participation. C’est le meilleur moyen de clarifier vos attentes et de vous assurer d’un déroulement plus agréable.

Il existe encore beaucoup d’éléments à considérer afin d’aligner vos présentations en ligne sur les bonnes pratiques de l’industrie, mais si vous prenez le temps d’adapter votre contenu, de prévoir un déroulement plus dynamique et de déterminer vos règles de fonctionnement, vous serez sur la bonne voie pour rendre vos présentations ou réunions plus agréables et efficaces.