Réunions virtuelles et télétravail, est-ce que vos équipements sont à la hauteur?

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réunions virtuelles et télétravail

Vous êtes de ceux qui ont eu la chance de continuer à travailler pendant la pandémie, grâce au télétravail ? Si oui, vous avez peut-être pensé que ce n’était pas vraiment une chance, étant donné vos équipements mal adaptés à la situation.

Ces derniers mois, je ne compte plus le nombre de fois où des clients nous ont contactés pour de multiples problèmes technologiques : la vidéo qui coupe pendant leurs réunions, le son qui arrête mystérieusement de fonctionner, et j’en passe ! Et cela n’inclut pas tous les problèmes générés par le manque d’équipement, comme la cruciale caméra Web. Il faut dire qu’à un certain moment, les caméras Web étaient devenues le papier de toilette de la technologie.

Désolée, il fallait bien que je la sorte celle-là. 😉

Réunions virtuelles et télétravail

Voici donc 4 pistes de solution pour vous aider à réduire vos problèmes pendant vos réunions virtuelles et votre travail à distance. Et, oui, je parle de « pistes de solution », car il est impossible de régler toutes les possibilités dans un court article.

  1. Votre disque dur a été nettoyé dernièrement ?

Bien souvent, on a une vague idée de la capacité du disque dur installé dans notre ordinateur et on se dit qu’il y a tellement de place que jamais on n’arrivera à le remplir.

Cette conception de l’espace que nous avons vraiment est bien souvent erronée, car il y a un élément que bien peu d’utilisateurs connaissent : l’utilisation d’un espace du disque dur pour gérer l’ouverture des programmes et y mettre les fameux fichiers temporaires de navigation Internet. Ainsi que tous ceux créés par notre suite bureautique pour aider à récupérer un fichier qui n’aurait pas été sauvegardé.

Donc, avec le système d’exploitation installé, les milliers de photos familiales, les fichiers vidéo et les fichiers en lien avec le travail, il est bien possible que votre disque vienne à manquer d’air ! La première solution est la suivante : vider votre historique de navigation Internet ainsi que les fichiers temporaires du système, sans oublier la corbeille.

Cela peut se faire manuellement ou à l’aide de petites applications qui automatisent le processus, que vous soyez sur Windows ou Mac.

  1. Vous êtes connecté à Internet avec ou sans fil (Wifi) ?

Faire le tri de ses courriels et naviguer sur Internet peut très bien se faire en Wifi. Mais assister à des réunions virtuelles avec audio et vidéo en Wifi c’est, pour reprendre une expression bien de chez nous, courir après le trouble. Vos réunions ont besoin de davantage de signal, la fameuse bande passante, et une connexion sans fil peut être la source de vos problèmes de coupures du signal, surtout si votre routeur sans fil est éloigné de votre ordinateur.

Si vous avez ce problème de coupures, essayez de vous brancher à Internet avec un fil réseau afin de voir s’il y a une amélioration.

  1. Qui d’autre utilise Internet en même temps que vous à la maison?

La fameuse bande passante de votre signal Internet à la maison était certainement amplement suffisante lorsque vous aviez à faire un peu de travail de bureau occasionnel pendant que vos enfants regardaient Netflix ou Disney+. Mais si vous êtes maintenant deux adultes à travailler de la maison, en même temps qu’un de vos enfants regarde des films et l’autre joue à des jeux vidéo en ligne, vous aurez des problèmes lors de vos réunions !

Ici, vous avez deux solutions possibles :

1) Augmenter votre forfait Internet, ce qui n’est peut-être pas un besoin à long terme pour vous ou encore dans votre budget.

2) Aviser la maisonnée que vous aurez une réunion virtuelle entre « 10 h et 11 h » et avez besoin que tout le monde restreigne son utilisation d’Internet. J’en conviens, ce n’est certainement pas la conversation la plus agréable à avoir, mais avez-vous d’autres choix ?

4. Vous avez combien de pages Internet, de fichiers et d’applications ouverts en même temps ?

Cette question, nous l’avons posée à de très nombreuses reprises ces derniers mois ! Et, bien souvent, on découvrait que notre client était l’utilisateur compulsif qui ne ferme jamais rien. Un exemple ?

Dix fichiers Word, plus de 20 pages de navigateur Internet, sans oublier les courriels, les applications de clavardage ou de collaboration, et pourquoi pas écouter une vidéo YouTube en même temps; mais c’est juste pour la musique, qu’on nous disait… On écoute peut-être juste la musique, mais notre système y lit un fichier vidéo quand même.

Effectuer autant d’opérations en même fait travailler votre ordinateur extrêmement fort, sans compter que la mémoire physique de l’appareil pourrait ne pas suffire à la tâche. Et si vous n’avez jamais nettoyé votre disque dur (oui, retournez lire le no 1 !), alors oui, ça sera la catastrophe pour vos réunions en ligne.

Selon l’enjeu de votre prochaine réunion virtuelle, voici la solution pour vous assurer du meilleur rendement possible : fermez tous vos fichiers et applications, redémarrez votre ordinateur afin de libérer sa mémoire vive, et n’ouvrez que ce qui est vraiment nécessaire pour votre réunion.

Il existe une multitude d’autres vérifications et de possibles solutions pour vous aider à ce que vos équipements suivent vos babines lors de vos prochaines réunions. Mais si vous examinez les 4 pistes de solution que je viens de vous partager, vous avez de grandes chances d’améliorer énormément la stabilité de vos prochaines réunions.

Et pour ceux dont les problèmes sont trop sévères pour être réglés par ces solutions, notre équipe se fera un plaisir de vous aider.

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Chantal Bossé

Chantal Bossé, CPS

De petite fille qui voulait se fondre au décors, Chantal Bossé est devenue une étudiante en biochimie qui devait préparer et livrer un séminaire pour obtenir son Baccalauréat – Oh misère! Elle était loin de se douter que sa méthode de préparation deviendrait éventuellement son processus pour aider les gens avec leurs présentations et la prise de parole en public. Au fil d’un parcours de carrière inhabituel, de biochimiste à la création de CHABOS en 2004, elle a pris conscience de l’importance des communications dans toutes les sphères de nos vies.

En tant que leader en présentations et communications visuelles, coach de conférenciers TEDx et Microsoft MVP-Office Apps & Services/PowerPoint, elle aide les conférenciers et gens d’affaires à maîtriser un système éprouvé de création de présentations percutantes en 5 étapes afin qu’ils deviennent des présentateurs et leaders recherchés. Impliquée dans son industrie, elle est membre du comité des normes et certifications du Presentation Guild en plus d’avoir obtenu sa certification de Presentation Specialist en octobre 2019. Elle est également l’hôte du podcast Le Balado Trilingue / The Trilingual Podcaster où les invités partagent leurs astuces et leurs histoires afin d’encourager les gens à prendre la parole en public de manière assumée et puissante; une série d’épisodes technologiques verra bientôt le jour. Chantal Bossé publie également des formations sur la plateforme LinkedIn Learning depuis le début de 2019.

De l’histoire au message, de la conception à la prestation, ainsi que la planification des équipements et la coordination technologique de vos événements, l’équipe de CHABOS vous aide à obtenir du succès et la transformation de votre auditoire.

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