La mise en place de bonnes pratiques de documentation en R&D, une perte de temps ?

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bonnes pratiques de documentation

Meilleures pratiques en gestion de la documentation en R&D pour les projets de recherche et de développement.

L’information créée lors de la recherche, de l’amélioration ou du développement de nouveaux produits devrait faire partie d’un processus de bonnes pratiques de documentation en R&D dans l’entreprise.

La gestion de la documentation permet de mieux structurer l’information technique et financière de chacun des projets de recherche. Elle permet un meilleur suivi des projets R&D et évite la perte d’information en cas de roulement de personnel.

Elle permet de ne pas oublier de dépenses reliées aux projets et de prouver que ces activités ont bien eu lieu lors des vérifications, comme par exemple, à la suite d’une visite des vérificateurs de Revenu Canada dans le cadre des demandes de crédits d’impôt à la recherche scientifique et au développement expérimental (RS&DE). Elle permet souvent d’éviter un refus ou des coupes importantes pour l’obtention des crédits d’impôt, même si les projets ont été acceptés a priori.

La mise en place de bonnes pratiques de documentation aide aussi le personnel à instaurer de meilleures habitudes reliées à un suivi plus rigoureux afin de lui permettre de mieux comprendre les défis et les problématiques reliés aux projets afin de participer de façon plus efficace et d’augmenter la motivation et la collaboration de chacun des membres de l’équipe.

Meilleures pratiques en gestion de la documentation en R&D : quelques critères importants dans le cadre du programme de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE)

La gestion de la documentation R&D permet aussi de bénéficier de subventions ou de crédits d’impôt pour les entreprises. Par exemple, pour les projets qui seront présentés lors d’une demande de crédit d’impôt à la RS&DE, il est important de spécifier :

  • L’objectif et la description du projet,
  • La base de connaissance, c’est-à-dire l’expertise de l’entreprise et de ses sous-traitants en R&D,
  • Les incertitudes scientifiques et technologiques,
  • Le contenu scientifique ou technologique, y compris les travaux effectués pour surmonter les obstacles,
  • Les avancements technologiques.

La documentation stratégique tels les hypothèses de solution, les plans d’expérimentation, les protocoles et les rapports d’essai sont tous des documents importants à la gestion documentaire. Le personnel impliqué et les heures travaillées par projet, les activités réalisées, le matériel consommé, les contrats de sous-traitance, les factures et plusieurs autres informations supplémentaires sont essentiels à l’optimisation du remboursement des dépenses par le programme de crédits d’impôt à la RS&DE.

Cette documentation peut se faire à l’aide de logiciels spécialisés ou elle peut être intégrée à même vos procédés et vos façons de faire. Le type d’information dépendra du secteur d’activité de l’entreprise. Pour chaque projet, il est essentiel de bien comprendre quelles sont les informations à documenter en fonction du besoin de l’entreprise et des exigences de certains programmes de soutien à l’innovation en entreprise.

D’autres bonnes raisons !

La mise en place de bonnes pratiques de documentation en R&D permet également, par exemple, d’organiser la structure du département de R&D, de mieux comprendre ses dépenses afin de prendre des décisions stratégiques, de sécuriser les informations, d’éviter la perte de mémoire de l’entreprise, de former de nouveaux employés, d’optimiser les remboursements en permettant de ne pas oublier de dépenses admissibles. Elle permet aussi de maximiser les chances de succès lors des vérifications dans les demandes de crédits d’impôt RS&DE.

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Julie Paquin

Mme Julie Paquin est présidente de Pro Gestion inc depuis 2006, une entreprise de conseillers experts pour les PME innovantes du Québec. Elle est aussi conseillère accréditée en innovation de l’ADRIQ-RCTi et fondatrice du Forum Stratégie Innovation. Mme Paquin est détentrice d’un baccalauréat en sciences de l’Université McGill, ainsi que d’un MBA exécutif spécialisé en Bio industries de l’Université du Québec à Montréal. Elle a, pendant plus de 25 ans, travaillé avec et pour des entreprises innovantes.

Avant de se joindre à Pro Gestion, Mme Paquin a exercé des fonctions liées au contrôle de la qualité de différents produits dans des laboratoires d’entreprises agroalimentaires. Elle a par la suite œuvré au sein d’entreprises pharmaceutiques à Montréal et à Vancouver comme gestionnaire au département de R&D et pour le développement de nouveaux produits jusqu’à leur mise en marché. Elle a aussi eu l’opportunité de travailler en Norvège pour une importante entreprise en biotechnologie spécialisée dans le traitement du cancer de la peau et de la vessie. Elle était alors responsable de la mise en place et du suivi des études cliniques en phase III réalisées dans plusieurs hôpitaux de la France.

Mme Paquin est membre du conseil d’administration de l’Association de la paralysie cérébrale du Québec. Elle est membre du jury régional pour le prix Innovation technologique et technique du défi OSEntreprendre, a été responsable de la mise en place et de la gestion du comité consultatif sur la mise en place de la chaîne de valeur de l’impression 3D pour le Centre de recherche industriel du Québec (CRIQ). Elle est membre fondateur du comité des cercles d’enrichissement de l’Association des femmes en finances du Québec.

À propos de Pro Gestion

Pro Gestion a été fondée en 1993 et travaille à titre de consultant auprès des PME sur les aspects financiers de l’entreprise. Au fil du temps, l’entreprise a développé une expertise pour un aspect financier bien particulier, soit la réclamation des crédits d’impôt pour les investissements en R&D. Le programme de crédits d’impôt RS&DE est le plus important incitatif financier pour les entreprises et est endossé à la fois par Revenu Canada et par Revenu Québec. Ce programme vise à encourager l’innovation, la création d’invention ainsi que l’amélioration et le développement de nouveaux produits, équipements et procédés.

Pro Gestion offre aussi des services de comptabilité, de fiscalité, de planification stratégique, de demande de subventions et d’équité salariale.

Pro Gestion est fière de pouvoir contribuer au succès des entreprises innovantes et ce, dans tous les secteurs d’activité.

Si vois aimeriez mettre en place de bonnes pratiques de documentations R&D dans le but de faire une réclamation de crédits d’impôt à la RS&DE, communiquez avec moi!

Julie Paquin BSc, MBA
Présidente Pro Gestion inc
(514) 370-7183 poste 224
Sans frais (877) 433-7183

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