Jul Solutions à vue jour en 1973 sous le nom F.D. Jul inc. L’entreprise, se spécialise alors dans la vente de systèmes de classement par code de couleurs et s’adresse essentiellement aux centres hospitaliers. Peu à peu cependant, la clientèle s’élargit aux cliniques médicales et aux compagnies d’assurances.
Suite à la demande des clients pour avoir des tablettes pour ranger ces dossiers, F.D. Jul inc. à développé un nouveau produit pour maximiser le classement des dossiers. Soit un système de rangement et différents modèles d’étagères qui s’ajoutent alors à la gamme de produits. Ce nouveau concept d’étagères est fixe, ou sur chariots mobile pour ainsi pouvoir déplacer les unités dans le but d’économiser le pieds carrée de plancher. Le but étant de ranger plus de dossiers dans moins de pieds carrés de plancher.
La numérisation des documents devient un enjeu pour la clientèle.
Au début des années 2003 F.D. Jul inc. Remarque que leur clientèle commence à regarder la possibilité de numériser les documents papier. Ils veulent ainsi les rendre disponibles sur l’ordinateur. Dès lors F.D. Jul inc., commence une démarche pour pouvoir accompagnés ses clients vers le bureau sans papier. 3 ans d’études à été nécessaire pour connaître le meilleur équipement et connaître la méthode de numérisation des documents papiers pour garder leur valeur juridique.
C’est ainsi que ce créait notre département de numérisation des documents papier.
Deux opportunités et un nouveau nom : Jul Solutions.
1- En 2006, les fils du fondateur achètent alors leur père, et change le nom pour Jul Solutions. Ainsi une belle nouvelle aventure débute.
2- Finalement en 2021, suite à la pandémie (COVID 19) notre sous-traitant en installation décide de fermer. Jul Solutions voulait garder l’expertise de son équipe d’installateur de système de rangement fixe et mobile, et d’installation de meuble de bureau. Jul Solutions achetais alors ce fournisseur.
Qu’est-ce qui distingue votre entreprise comparée aux autres dans votre domaine?
1- Dans un premier temps, nous avons le souci de bien servir les clients, alors nous donnons une formation d’un an à un nouveau représentant pour s’assuré qu’il soit à la hauteur des demandes des clients.
Cette formation d’un an à vos représentants, qu’est-ce que ça procure aux clients?
1- Cette formation à nos représentants leur donne les connaissances nécessaires pour mieux conseiller les clients sur le meilleur aménagement pour avoir un espace de rangement très efficace et au meilleur prix possible.
Par exemple, comment nous pouvons rendre une espace, non rentable pour une entreprise, plus productive dans le but d’économiser temps de recherche et reclassement en utilisant le moins d’espace possible.
2- Dans un deuxième temps, nous travaillions le moins possible avec des sous-traitants pour avoir plein control sur la qualité du rendu finale.
Quel est le bénéfice pour le client que vous soyez un fournisseur intégré?
Le fait que nos installateurs soient formés directement par nous, ils ont accès à toutes les composantes, les outils spécialisés nécessaires pour effectuer leur travail avec nos produits. Nous assurons donc une qualité totale à la fin du produit final.
Nous gardons le contrôle sur le calendrier des installations et le client apprécie faire des affaires avec un fournisseur intégré. De cette façon il n’a jamais de mauvaises surprises.
3- Dans un troisième temps, nous avons, dans notre équipe, des designers et estimateurs avec un minimum de 38 années d’expérience pour accompagnées nos représentants.
Quel est le bénéfice pour le client d’avoir une équipe avec autant d’expérience?
Le fait que nous avons peu de roulement de personnel, notre équipe de designers-estimateurs-installateurs est bien rodés et efficace. Des situations complexes ils en ont vu beaucoup, les solutions sont donc faciles à trouver.
L’avantage d’avoir des employés qui sont là longtemps, c’est qu’ils ont vu toutes les situations qui sont capables de réagir facilement, efficacement et rapidement.
Quels sont les secteurs cibles qui sont en majorité vos clients et pourquoi?
Pour le moment nos secteurs cibles sont les entreprises tel que les études de notaires, bureaux d’avocats, CPA, villes et municipalités, centre de services scolaires, entreprises industriel et commercial. Pourquoi, car ils sont les entreprises qui ont le plus besoin de nos produits et services.
Pouvez-vous nous donner un exemple concret de clientèle cible pour Jul Solutions?
Exemple, nous avons plusieurs clients « études de notaires », avocats et même CPA, qui ont énormément de documents à classeurs. Comme vous savez, dû au prix des loyers, ils veulent utiliser le moins d’espace possible pour les documents. Leurs buts est de dégager plus d’espace pour des employées.
À ce moment, nous arrivons et nous numérisons leur documents papiers. Cependant, vu qu’il n’est toujours pas accepté de numériser des livres de minutes, alors pour le besoin de leur rangement, nous installons des système de rangement sur rails. De cette façon, le client sauve plus de 60% d’espace qu’utilisait les documents.
Pouvez-vous décrire quel est votre service offert au niveau classement de dossiers et archivage?
Nous offrons un accompagnement gratuit, où nous offrons une visite de nos représentant pour discuter des besoins avec nos clients. Nous analysons deux aspects en particulier, soit à d’identification des dossiers (par code de couleur) et l’espace pour le rangement de ces dossiers.
Par la suite notre représentant partage l’information avec notre équipe pour qu’il trouve, ensemble, la seule et meilleur solutions en rangement / classement pour le besoin spécifique du client.
Il se peut que la conclusion soit de passer à la numérisation des documents papier. À ce moment, notre représentant en discute à notre équipe numérique pour trouver la meilleure solution de numérisation.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes, lorsque l’on parle de rangement?
L’erreur la plus commune est que les clients se fie aux architectes pour déterminer leur besoin en termes de pieds carrées de plancher. Fréquemment, les salles sont soit trop grandes ou trop petites. Il arrive même qu’ils placent la porte au mauvais endroit ou installe les luminaires dans la mauvaise orientation.
Concernant le service d’aménagement de bureau, pouvez-vous détaillez que peuvent obtenir les entreprises qui font affaires avec vous?
Il est important de dire que nous ne vendons pas les meubles de bureaux, nous les installons pour des manufacturières ou des revendeurs. Le plus souvent les entreprises nous appelle pour réaménager les bureaux dans une nouvelle configuration.
Nous avons aussi comme demande de solidifier des meubles installer par d’autres entreprises ou une équipe d’entretien interne. Il est aussi possible pour nous de déménager les meubles de bureau d’un emplacement vers une nouvelle emplacement.
Qu’est que la numérisation de document?
La numérisation de document consiste à convertir les documents papiers en images informatique pour que les gens puissent visionner leurs documents sur leur ordinateur. Les documents conservent une valeur légale dans plusieurs cas.
Il est très important de savoir, qu’il n’est pas aussi simple que de prendre un dossier, le numériser et ainsi créé un PDF. Car avec cette méthode vos documents ont aucune valeur légale.
Il a des procédures très spécifique à suivre pour que les documents électroniques retiennent leur valeur juridique. Nous avons acquis l’expertise pour le faire. Nous avons aussi des logiciels pour intégrer la recherche optique de caractère dans les documents (*ROC, ou OCR en anglais).
La recherche optique de caractères (ROC), plus communément appelée reconnaissance optique de caractères (OCR – Optical Character Recognition en anglais), est une technologie permettant de faire des recherches textuelles dans un fichier en .PDF pour ainsi trouver l’information recherche plus rapidement et plus facilement.
Comment fonctionne la ROC/OCR ?
- Numérisation : Un document papier est transformé en image via un scanner ou un appareil photo.
- Analyse de l’image : L’algorithme identifie les zones contenant du texte.
- Reconnaissance des caractères : Le système compare les formes des lettres avec une base de données de polices ou utilise l’intelligence artificielle pour interpréter les caractères. Ceci ne fonctionne pas avec le texte manuscrit.
- Conversion en texte éditable : Le texte extrait peut être retranscrit dans un format modifiable (Word, PDF, TXT, etc.).
Applications de la ROC/OCR.
- Archivage de documents : Transformation de documents papier en versions numériques sont consultables mais non modifiables.
- Extraction de données : Automatisation du traitement de factures, contrats, formulaires, etc sont possible.
- Indexation et recherche : Permet de rendre un document PDF “recherchable” en indexant son contenu.
Limites et défis de la ROC/OCR.
- Qualité de l’image : Un texte mal imprimé ou flou peut être mal interprété.
- Langues et polices spécifiques : Certains caractères exotiques ou manuscrits peuvent poser problème.
En quoi la numérisation de document a changé la manière de travailler?
Avec la venue du télétravail, les gens qui travail de la maison ont souvent le besoin de consulté un document, ils peuvent le faire si les documents sont numérisés et sur le serveur de l’entreprise. Aussi l’autre bonne avantage est que plus d’une personne peuvent consulter le même document en même temps, ce qui rend le travail d’équipe plus efficace.
Est-ce que la numérisation que Jul Solutions fait est sécurisée?
Seulement quelques entreprises au Québec ont une cote de sécurité suffisamment élever. Afin de numériser des documents d’entreprise aérienne ou même la GRC, nous nous sommes à ce niveau.
Une série d’action et de sécurité de locaux et des recherches d’antécédent financier et criminel sur nous employées sont de mise. Ceci dans le but de protèges les informations des clients de nos clients.
Quel est votre plus grand défi à court terme?
Notre plus grand défi à court terme est de mieux nous faire connaitre auprès des entreprises. En effet, notre entreprise à bientôt 52 ans et nous ne sommes pas très connu.
Quel est le meilleur conseil que vous avez reçu?
Le meilleur conseil que j’ai reçu, varie en termes de quel chapeau je porte. Parfois je suis chef d’entreprise ou vendeur ou directeur technique ou directeur des ressources humaines ou même père de famille.
Dans tous ces cas, le meilleur conseil diffère. Je pense, quand même, que la meilleure chose à faire est d’être à l’écoute et de se mettre en mode solution.
Comment voyez-vous un dirigeant à succès?
Je pense qu’un dirigeant à succès est un dirigeant qui est ouvert d’esprit, qui cherche les occasions et qui se questionne sur les bonnes méthodes de réussite.
Quelle est votre vision d’avenir pour votre entreprise? Qu’est-ce qui vous attend dans les 5 prochaines années?
Dans l’avenir, comme dans le passé, nous devons restez à l’écoute de nos clients et de notre équipe pour voir quel virage que l’entreprise doit prendre. Toujours pour continuer à bien servir les entreprises qui nous font confiance. Le modèle d’affaire peut prendre un virage à 180 degrés. Alors, je ne sais pas ce qu’attends notre entreprise dans le futur.
Pour rejoindre les spécialistes de Jul Solutions.
Succursale de Québec
240 rue de Sydney – Local 140 – Saint-Augustin-de-Desmaures G3A 0P2
T. 1 800 463-2849
T. (418) 657-6666
F. (418) 878-4849
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