Une bonne communication interne est essentielle pour toute entreprise qui souhaite mobiliser ses équipes et améliorer sa productivité pour assurer une expérience employé remarquable. Voici un guide en quatre étapes pour mettre en place une stratégie de communication interne efficace, adaptée à la culture de votre organisation.
Étape 1 : Dans votre stratégie de communication interne, identifier l’audience à atteindre.
Avant d’élaborer un plan de communication interne, il est crucial de bien comprendre à qui nous nous adressons. Une erreur courante est de considérer l’équipe comme un bloc homogène, alors que chaque département ou groupe à des besoins et des préférences distincts en matière de canaux de communication. Au lieu de parler à l’ensemble des employés, il vaut mieux adapter nos communications pour que les messages atteignent les objectifs.
Après tout, chaque organisation est une mosaïque d’équipes aux besoins, aux rôles et aux canaux de communication différents. Par exemple, l’équipe des ventes n’aura probablement pas les mêmes préférences ou les besoins en termes de communication que celle de l’administration.
Comment segmenter efficacement les équipes ? Prendre le temps de diviser vos équipes en groupes pertinents en fonction de leurs tâches et de leur expertise. En vous assurant que les informations sont adaptées à chacune, nous maximisons l’efficacité de la stratégie.
Cependant, les communications internes doivent parler de sujets variés, et ne pas se limiter aux changements de procédures. Une stratégie de communication solide fera vivre la culture et les valeurs de l’entreprise tout au long de l’année.
Ainsi, il est important d’aborder les événements de la vie d’entreprise comme :
- les anniversaires professionnels,
- les changements de poste ou de responsabilités,
- la création de comités de travail,
- des concours interdépartementaux à l’occasion d’une journée internationale ou pour soutenir une cause particulière.
Étape 2 : Fixer des objectifs concrets avec vos équipes.
Une stratégie de communication interne ne peut être réussie sans objectifs précis et mesurables. Définir des objectifs clairs, tout en déterminant des échéanciers réalistes, permet de créer un cadre structuré pour la planification et l’exécution de nos actions.
La formule SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, et temporellement défini) permet d’établir des repères concrets. Plus que tout, des objectifs ne sont rien sans et des indicateurs de performance RH. Il est important de connaître les données RH de l’organisation et leur signification. Ces éléments identifient si les actions prises ont été un succès ou si des ajustements sont nécessaires.
Quels sont les objectifs prioritaires en matière de communication interne ? Par exemple, un objectif précis et mesurable serait d’améliorer le taux de lecture de l’infolettre interne de 20 % d’ici à la fin de l’année. Le but est d’obtenir un taux de participation aux sondages internes de 70 %. En plus d’obtenir 15 commentaires positifs sur les plateformes d’e-réputation d’ici à 3 mois.
Étape 3 : Optimiser la distribution messages pour éviter la surcharge.
La surcharge d’informations est un véritable défi, surtout dans les environnements de travail où les membres de l’équipe reçoivent des messages de divers canaux. Il est donc important de trouver l’équilibre parfait, c’est-à-dire réduire le trop-plein d’informations tout en assurant que chaque équipe reçoit les bons messages au bon moment.
Un message dit UNE fois ne suffit pas ! Il est essentiel que les nouvelles de l’infolettre soient redistribuées par les gestionnaires et chef (fe)s d’équipe lorsque rencontres hebdomadaires avec leurs équipes respectives.
Choisir les canaux appropriés pour diffuser les nouvelles, les directives et les contenus sont essentiels pour maintenir l’engagement et éviter la confusion.
Vos gestionnaires savent-ils comment adapter leur communication au sein de leurs équipes ? Les collaborateurs reçoivent-ils des messages adaptés à leurs besoins et des réponses à leurs incertitudes ? Par exemple, une gestionnaire pourrait avoir besoin de détails stratégiques pour son équipe administrative, tandis qu’un membre d’équipe terrain apprécierait des informations plus opérationnelles. Dans les deux cas, une mise à jour des procédures sera nécessaire, en plus des messages écrits et des rencontres individuelles. Plus les messages seront adaptés à leurs besoins, plus ils seront pertinents… et plus les équipes seront réceptives et impliquées.
Étape 4 : Évaluer les progrès pour mesurer les résultats.
Bien sûr, une stratégie de communication interne doit évoluer en fonction des résultats et du retour d’information. Toute bonne stratégie nécessite une évaluation régulière pour garantir qu’elle reste efficace.
Il est donc de mise qu’avant de réviser ou de créer une nouvelle stratégie, une analyse des forces et des faiblesses du plan actuel. Vérifiez que vous avez bien suivi chaque étape. Identifiez les canaux et les outils de communication utilisés et évaluez leur efficacité. Ainsi, vous serez en mesure, d’évaluer leur impact sur la culture d’entreprise et les principaux retours reçus.
Ainsi, une courte analyse de ce que révèlent vos évaluations de vos processus de communication est importante pour atteindre les objectifs de communication. Ces éléments constitueront la base pour ajuster la stratégie de communication interne. Par exemple :
- Des équipes semblent-elles moins engagées malgré les différentes communications ? Si oui, pourquoi ?
- Les canaux utilisés sont-ils toujours utilisés par la majorité des équipes ?
- Les messages utilisent-ils des expressions connues de tous, en évitant une terminologie trop technique ?
- Chaque décision et objectif de communication est-il en cohérence avec les valeurs corporatives ?
- La stratégie de communication a-t-elle eu un impact positif sur l’engagement et la productivité des équipes ?
- Les points nébuleux relevés par les collaborateurs ont-ils permis de réajuster les futures communications ?
La communication : un levier puissant d’engagement.
En suivant ces quatre étapes, il est possible de bâtir une stratégie de communication interne solide, capable de soutenir les objectifs d’affaires tout en mobilisant les équipes de travail.
N’oublions pas que la communication interne n’est pas seulement un outil de gestion. C’est aussi un levier puissant pour renforcer la cohésion, la transparence et l’engagement au sein de l’entreprise !
Sources
Journal Action PME, Comment offrir une expérience employé remarquable ? (juillet 2024), accessible en ligne. https://www.journalactionpme.com/2024/07/experience-employe-reconnaissance-valeur-retroaction/
Alliance Communications RH Inc. Faire parler les données RH de votre entreprise (janvier 2024), accessible en ligne. https://alliance-communications.ca/f/faire-parler-les-donn%C3%A9es-rh-de-votre-entreprise
Alliance Communications RH Inc. Guide : 3 clés pour adapter sa communication (mai 2024), accessible en ligne. https://alliance-communications.ca/f/guide-3-cl%C3%A9s-pour-adapter-sa-communication
Communication RH Magazine. L’importance d’une communication interne efficace pour le succès des organisations (2024).
Guide des meilleures pratiques RH. Planification des communications internes : guide pratique pour les PME (2023).
