Procéder à une réunion efficace est tout un défi pour les animateurs. Qu’elles soient régulières ou intermittentes, en présentiel ou à distance, les réunions font partie du quotidien dans bien des milieux de travail. Si certains les adorent, d’autres les détestent.
Mais pourquoi ?
Différentes études démontrent qu’environ 50 % du temps en réunion est gaspillé. Ces types de rencontres coûtent cher dans les entreprises et deviennent souvent une source de frustration pour les gens, surtout si elles sont trop fréquentes, inutiles ou inefficaces. C’est ce que j’appelle la « réunionite aiguë ».
Le rôle de l’animateur est crucial pour le bon déroulement des discussions. Mais, il n’en demeure pas moins que le rôle le plus important lors d’une réunion efficace est celui de participant. Bien entendu, à condition qu’il soit ponctuel, préparé, ouvert et s’assure de prendre SA place, et non LA place.
Quelques règles pour une réunion efficace
Il existe différentes règles d’or lorsqu’on veut une réunion efficace :
- Communiquer l’ordre du jour d’avance.
Ainsi, l’équipe sera en mesure de se préparer, d’apporter les documents nécessaires et saura à l’avance si c’est le bon moment d’aborder ce nouveau sujet dont ils aimeraient parler.
- Organiser des courtes réunions d’au plus 45 minutes.
Au-delà de 45 minutes, l’attention se fait plus difficile et l’envie de faire autre chose en même temps grandit, on perd ainsi en efficacité.
-
Bien préparer la réunion.
Rien de pire que de chercher un fichier, réaliser qu’il manque une information cruciale ou devoir faire un appel pour avancer dans la réunion. Ces moments d’attente sont suffisants pour que les participants se démobilisent ou soient irrités.
- Commencer et finir à l’heure.
Se donner des objectifs à atteindre dans un temps conscrit motive à demeurer efficace. Les débordements trop fréquents peuvent laisser croire que les réunions sont trop longues, trop chargées ou même nuisibles au reste de l’agenda des participants.
-
Inviter uniquement les gens dont la présence est nécessaire.
Plus les participants sont concernés par un sujet, plus ils auront de l’intérêt pour la réunion. Aussi, plus il y a de participants, plus le temps est réparti entre eux et donc vous risquez de ne finalement pas avoir l’avis complet des gens les plus impliqués.
- Se donner des règles de réunion.
L’idée n’est pas d’en faire un moment de discipline, mais bien d’en assurer le bon déroulement. Quelques règles simples telles que « ne pas couper la parole » contribuent à instaurer un climat sain et productif.
- Avoir un animateur qui recentre les discussions et qui permet à tous de s’exprimer.
Un bon animateur s’assure que les participants en viennent à résoudre des problèmes, à trouver des solutions et à prendre des décisions en stimulant l’engagement.
- Nommer un gardien du temps.
Cela soutient l’animateur en s’assurant que chaque participant connaît sporadiquement le nombre de minutes restantes et le positionnement dans l’ordre du jour.
En respectant toutes ces règles, est-ce qu’il demeure des risques de dérapage ? Bien sûr ! Ces règles nous permettent d’établir un cadre qui facilite les rencontres en groupe. Mais le plus grand risque de dérapage d’une réunion, ce sont les participants !
On oublie souvent qu’il existe des comportements nocifs en réunion dont certains participants peuvent être les spécialistes. Par exemple :
- Camper sur ses positions ou imposer ses idées;
- Être bruyant, dérangeant ou exagérément distrayant;
- Saboter la réunion en étant négatif et n’accueillir aucune nouvelle idée;
- Avoir des propos ou des gestes déplacés;
- Pousser des réflexions trop loin ou focaliser sur des exemples trop spécifiques.
À l’inverse, certains comportements sont souhaitables pour les réunions, tels que :
- Être à l’heure et préparé;
- Donner des idées, écouter et enrichir celles des autres;
- Contribuer à la qualité de la production collective;
- Veiller à ce que le groupe avance sur le sujet et atteigne l’objectif dans le temps imparti;
- Se concentrer en résistant à la tentative du multitâche et en étant pleinement présent;
- Ne pas s’écarter du sujet.
Quel rôle avez-vous dans ce type de rencontre ?
Au-delà des comportements adoptés, chaque participant occupera, consciemment ou non, un rôle tout au long de la réunion. Encore une fois, certains rôles font progresser la réunion, d’autres y nuisent. Pour qu’une réunion se déroule bien, vous voulez vous entourer de gens qui occuperont des rôles, tels que :
- Constructeur : Aime examiner, penser et partager. Les autres aiment travailler avec lui parce que « mais » ne fait pas partie de son vocabulaire; préfère dire « et ».
- Perspicace : A toujours des idées lumineuses, fait le travail de préparation nécessaire (parfois plus), a toujours des contributions pratiques, inspire les autres dans cette voie.
- Comique : Ajoute de l’humour à la procédure juste au bon moment, sans jamais dominer la conversation. Aide toujours à dynamiser la réunion, souvent lorsque c’est le plus nécessaire.
- Volontaire : Constamment désireux de se porter volontaire pour prendre des mesures ou prendre la parole quand personne d’autre ne le fait.
- Créatif : A l’art de mettre sur papier ce qui a été dit de manière que tout le monde en comprenne le sens. Ses esquisses sur tableau blanc peuvent être inestimables pour concentrer la discussion et la faire progresser.
En conclusion, pour mener des réunions efficaces
Fréquemment, on est bon pour montrer du doigt et remarquer les comportements qui nous agacent, mais vous êtes-vous déjà observés vous-même pendant une réunion ? Avez-vous un comportement positif et facilitant ou plutôt confrontant ? Occupez-vous un rôle faisant en sorte que vos collègues ont envie de vous avoir dans leurs rencontres de groupe ?
Peu importe votre position dans l’entreprise, je vous invite à profiter de la prochaine réunion pour vous demander si vous êtes un bon ou un mauvais participant.
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est souvent pas si difficile ou contraignant d’améliorer certains réflexes que l’on adopte naturellement.
