Bien que le travail à distance ne cesse de gagner en popularité, il s’avère souvent une source de stress pour les gestionnaires. Qui y voient une menace à la cohésion d’équipe à une communication efficace et à favoriser la collaboration. On peut facilement ajouter une menace à la performance et à la motivation au sein de leur équipe.
Le travail à distance peut aussi fragiliser la confiance entre les pairs. Puisque les risques d’augmentation des erreurs, de perte de productivité et de baisse d’engagement sont bien présents. Dans un contexte où l’équipe est dispersée à plusieurs endroits, les gestionnaires doivent ajuster l’organisation du travail. En plus, l’ajustement passe aussi par leur leadership et leur façon de communiquer.
Heureusement, il y a des solutions.
Voici cinq facteurs essentiels à considérer pour communiquer efficacement avec des employés à distance.
Expliquez clairement les rôles de chacun pour favoriser la collaboration
Le travail à distance exige une plus grande coordination entre les pairs. Une lacune à ce niveau est souvent la source d’une baisse de productivité. Pour éviter les oublis ou les répétitions, il est primordial de solidifier les processus. Vous devez aussi les expliquer clairement à toute l’équipe.
En ayant une vue globale sur les différentes tâches à accomplir, chaque employé sera en mesure de mieux comprendre l’importance du travail d’équipe. Par le fait même, plus l’employé connaîtra l’impact de son travail sur l’ensemble de l’entreprise, plus il se sentira responsable et motivé.
Exposez vos attentes pour une communication efficace
Pour adopter une communication efficace avec des employés à distance, il est important d’exprimer les points auxquels vous tenez et ceux pour lesquels vous êtes plus souple. Par exemple, soyez clair en ce qui a trait aux objectifs, aux processus et aux échéanciers.
Mais vous pouvez être plus flexible sur le moment de la journée où les gens travaillent. Vos attentes doivent être connues et elles peuvent même être écrites pour que l’employé s’y réfère au besoin.
Établissez aussi des normes quant à la façon de communiquer. Par exemple, si le respect et le professionnalisme sont prioritaires, vous pouvez exiger le vouvoiement ou certaines formulations de politesse dans les communications avec les clients.
Exprimez un leadership qui inspire la confiance
Les meilleurs employés qui travaillent à distance sont souvent des gens qui ont besoin d’autonomie et d’indépendance. Les gestionnaires efficaces ajusteront leur style de leadership et agiront davantage en motivateurs et en facilitateurs. Les mots d’ordre sont : inspirer, guider et encourager.
Soyez présent, offrez votre support et faites des suivis, mais oubliez le micromanagement ou les appels inutiles. Sachez aussi que le niveau de confiance que vous démontrerez envers les employés à distance aura un impact direct sur la perception qu’auront les autres membres de votre équipe face à leurs collègues nomades. Vous acceptez qu’ils travaillent à distance, dites haut et fort que vous leur faites confiance.
Communiquer directement augmente la confiance
En se côtoyant régulièrement, les membres d’une équipe développent une confiance entre eux qui favorise grandement le travail d’équipe. Dans la mesure du possible, organisez occasionnellement des rencontres en personne. Surtout au début de la collaboration, ces rencontres permettront de tisser des liens plus rapidement. Si ce n’est pas possible et que vous devez présenter un membre de l’équipe à distance, mettez de l’avant les compétences et les expériences pertinentes qui augmenteront sa crédibilité.
Formez votre équipe peut aussi favoriser la communication
Je vous suggère d’informer vos employés sur les différences culturelles et sur les styles de communication qui peuvent influencer les échanges dans votre groupe. Cela peut augmenter fortement la confiance et favoriser la collaboration au sein de votre équipe. Par exemple, certaines personnes préféreront prendre des nouvelles de la famille avant de commencer à parler de façon professionnelle.
Mieux comprendre les autres diminue aussi le risque de conflit et d’incompréhension. Étant plus conscients des différentes façons de communiquer, les employés peuvent ainsi ajuster leurs communications pour favoriser le travail d’équipe, la motivation, et par le fait même, la productivité et l’atteinte des objectifs communs.
Le travail à distance est là pour rester et bien que ces habitudes de communication demandent de l’adaptation, avec la pratique, elles deviendront aussi naturelles que l’est maintenant l’utilisation des courriels ou des médias sociaux.
