Le premier texte concernant les réunion, j’ai rappelé le phénomène de la réunionite et les coûts qui sont associés. Maintenant je reviens avec 11 trucs pour gagner en efficacité dans vos réunions.
Les réunions sont un outil de gestion puissant pour les entreprises ou les organisations qui s’en servent efficacement. Elles contribuent à raviver l’énergie des collègues et peuvent aider à accélérer la réalisation des projets. Elles représentent un moteur de création et stimulent l’esprit d’équipe.
Je vous partage quelques trucs afin de gagner en efficacité dans vos réunions.
Pour organiser et planifier les rencontres, ainsi qu’assurer un maximum d’engagement des participants est un des secrets pour qu’elles se transforment en levier. Aussi, avec un entraînement et quelques méthodes simples, on peut maximiser la concentration des participants. Cela s’intègre surtout dans la culture d’une organisation et éliminera la perte de productivité.
Petits secrets de réussite
Voici les 11 trucs pour des rencontres plus efficaces.
1. En premier, vous pourriez toujours déterminez votre objectif : Il est essentiel de prendre le temps de penser à ce que vous voulez accomplir. Prenez soin de bien cibler les collègues invités. Vous devez avoir un but et exprimez-le avec clarté et transparence.
2. Je vous suggère de confirmez les présences: Envoyez suffisamment à l’avance une invitation aux participants et assurez-vous que chacun d’entre eux confirme sa participation. Vous n’êtes pas le seul à vouloir structurer votre emploi du temps. De plus, dans cette ère de communication virtuelle, les calendriers partagés ont la palme d’or. Vous devriez prévoir aussi un système de notifications. Cela constituerait une aide précieuse.
3. Soyez ponctuel : Assurez-vous d’un délai raisonnable de discussion et respectez l’horaire établi. Privilégiez des réunions d’une durée de 15 à 45 minutes. Cela permettra à tous les participants de rester concentrés et d’optimiser le temps accordé à vos rencontres.
4. Saluez les participants : Prenez le temps, en début de réunion, de bien présenter tous les collaborateurs. Cela vous permet de confirmer les présences tout en leur démontrant qu’ils sont importants pour vous.
5. Soyez préparé : Ayez un plan (ordre du jour) précis que vous enverrez avant la rencontre à chaque participant comme repère de l’activité. Par ce que vous devriez éviter de laisser les participants, interagir à leur guise; structurez clairement votre réunion. Ainsi, chacun saura exactement quand et à qui adresser ses questions ou ses suggestions.
6. Désignez un animateur pour la réunion:
Demandez-lui de rester concentré sur l’essentiel en dirigeant la discussion sur les sujets clés. Néanmoins, tous les participants doivent avoir l’occasion de partager leur point de vue. Votre réunion ne doit pas être monopolisée par les participants les plus extravertis.
7. Condamnez tout manque de respect: Rappelez à vos collaborateurs que les réunions, virtuelles ou non, sont l’occasion d’échanger dans le respect mutuel et dans un esprit de collaboration.
8. Encouragez l’esprit d’équipe : Des réunions régulières sont indispensables pour construire de véritables relations de travail avec les différents membres de l’équipe. Ces relations peuvent faire la différence entre des objectifs atteints de justesse et des objectifs dépassés.
9. Soyez prévoyant : Réservez de 5 à 10 minutes pour conclure la réunion et répartir des tâches. Aussi, déléguez les actions pour que le dossier ou le projet voie le jour.
10. Imposez des dates butoirs : Il y a peut-être lieu de prévoir immédiatement une date pour la prochaine réunion. Par conséquent, déterminez si une réunion de suivi doit être envisagée et fixez une date, le cas échéant.
11. Conservez des notes pour suivre le bon déroulement : Sinon comment pourrez-vous confirmer l’avance ou le retard sur le plan d’action ? Et quand un résultat est atteint, profitez de l’occasion pour féliciter ouvertement le réalisateur. C’est le moment idéal pour un leader de motiver ses collègues et de construire des relations de confiance entre chacun des membres.
En conclusion avec l’efficacité des réunions
En vous accordant un temps d’arrêt pour faire le point sur ce sujet (la gestion des réunions), vous pourriez profiter d’un tremplin. Les rencontres peuvent être stimulantes pour tous les membres de votre entreprise. Mal utilisées, elles peuvent être un vortex vous aspirant vers le bas et vous volant votre temps, votre énergie, votre créativité et votre succès.
Finalement, si vous êtes un entrepreneur ou un dirigeant de haut niveau, pensez à vos subordonnés. Ce qui est vrai pour vous l’est aussi pour eux. En les respectant, ils vous le rendront par une croissance de votre organisation. Gagner en efficacité dans vos réunions, ça commence par appliquer quelques trucs dans ce texte.
Bonne réunion.
