Avez-vous un agenda ? C’est à souhaiter, car il vaudrait mieux que vous preniez les moyens nécessaires pour veiller sur ce précieux cadeau que la vie vous fait, qu’ai le temps. Mais, qu’advient-il réellement de votre temps au travail ?
J’aime bien rappeler cette citation de Benjamin Franklin : « En omettant de vous préparer, vous vous préparez à l’échec ».
En outre , cela est d’autant plus vrai lorsque l’on considère le phénomène des réunions à répétition. Cette réunionite, cette importance démesurée que l’on accorde aux réunions répétitives, est extrêmement chronophage. De plus, ça gruge votre temps au travail et elle coûte cher à l’entreprise.
Vous êtes un entrepreneur, un dirigeant de haut niveau ou un employé ? Peut-être que, comme moi, vous devez aussi assister à des réunions qui se succèdent les unes aux autres.
De ce fait, prenez un instant et jetez un coup d’œil à votre agenda. Qu’il s’agisse de rencontres virtuelles, en télétravail ou en présentiel, nous sommes fortement sollicités. Trop, sans doute.
La visioconférence, un incontournable pour un temps au travail de qualité
Dans la dernière année, les visioconférences ont pullulé. Les statistiques de visioconférence et les études sur le travail à distance en 2019 montrent que la main-d’œuvre mondiale à distance a augmenté de 140 % depuis 2005. Le nombre de réunions a été estimé à 4,1 milliards, en 2020. Cette tendance se maintiendra dans les mois à venir. Nous devrons nous y habituer. Ce mode de communication fera désormais partie de notre quotidien.
Les échanges entre collègues de travail ont une valeur importante pour faire avancer les projets et représentent le moteur créatif de l’esprit d’équipe. Ils sont nécessaires pour trouver des solutions à des difficultés, faire le point pour dégager une vision commune ou simplement pour assurer une continuité dans les opérations. Des réunions régulières sont indispensables pour construire de véritables relations de travail avec les différents membres de l’équipe.
Ces relations peuvent faire la différence entre des objectifs tout juste atteints ou des objectifs dépassés.
Que ce soit avant ou pendant l’épisode de la COVID-19, j’ai participé à beaucoup de réunions. Sûrement que vous aussi, votre horaire est rempli de plusieurs rencontres.
Avant les mesures de confinement, je visitais des entreprises où les salles de réunions ne dérougissaient pas et, comme les employés, chacune de ces salles avait son propre horaire. Ça vous dit quelque chose ?
Combien vous coûtent vos réunions ?
Les entrepreneurs cherchent à accroître leur potentiel et celui de leur équipe. Ils sont en quête de possibilités et visent à se démarquer de la concurrence. Optimiser la rentabilité de leur organisation et de leurs opérations est au cœur de leurs préoccupations.
Je suis toujours fasciné par la réponse des entrepreneurs à la question que je pose de manière décontractée : « Avez-vous déjà songé à ce que vous coûtent vos réunions ? » En fait, ce n’est pas tant la réponse donnée qui est intéressante, mais surtout la surprise qui se lit sur leur visage lors de la prise de conscience. Et vous ? Qu’en pensez-vous ? Ça pourrait être plus que vous l’imaginez.
La semaine dernière, j’ai été convié à une rencontre virtuelle d’une durée de deux heures en avant-midi au cours de laquelle le directeur général a mobilisé sept de ses cadres, dont l’un est arrivé avec quelques minutes de retard. Au retour du dîner, comme prévu, assis confortablement dans nos bureaux respectifs, nous avons poursuivi en mode virtuel nos discussions en lien avec la productivité de ces opérations.
Le coût des réunions est souvent un facteur négligé
Tout bonnement, j’ai soumis au directeur général la même réflexion qu’à plusieurs auparavant.
La réaction a été frappante. En un rien de temps, il a griffonné sur un post-it une estimation de la dépense encourue. Quelle surprise ! En incluant le directeur dans le calcul estimatif, la rencontre se chiffrait à plus de 1 500 $, soit 600 à 700 $/h. « Ce n’est pas gratuit », a-t-il lancé. Et il ne faut pas non plus oublier le manque à gagner. Disons que ça surprend !
Notre discussion a dévié aussi sur ces moments de conversation chronophages, tels que le match de hockey, la téléréalité de la veille, la fin de semaine en famille, etc. Puis, il y a les discussions hors contexte entre deux personnes qui mobilisent tous les autres qui ne sont pas concernés par le sujet. Ça coûte cher à l’organisation !
Un retard de 5 à 10 minutes d’un participant a un impact souvent sous-estimé.
Je vous invite, lors de votre prochaine réunion, à évaluer le temps perdu n’apportant pas de valeur ajoutée, qu’elle soit en présentiel ou en virtuel.
En réalité, chaque minute mal utilisée représente un coût de non-productivité. Toutefois, cela peut devenir un investissement.
Une rencontre non planifiée, sans plan d’action et à la fin de laquelle il n’y a pas de tâches et d’échéancier définis n’est pas pertinente. Protégez-vous de ce piège !
Les rencontres sont des outils justifiés et incontournables pour diriger une entreprise, connaître une croissance et avoir un impact dans le marché. Les idées partagées renferment un pouvoir pour l’organisation. C’est un cerveau collectif. Elles sont essentielles, surtout si l’on vise à atteindre des objectifs audacieux et un temps au travail productif.
Par contre, ces rencontres représentent un coût qui peut aller à l’encontre des résultats recherchés. Utilisées à l’excès sans objectif précis, ces rencontres saperont votre énergie qui aurait pu être créative et augmenter la performance de l’organisation. La réunionite sabote votre organisation. Regardez donc si vos réunions vous propulsent ou vous font perdre du terrain.
