Gestion du temps : comment optimiser les périodes de 2 minutes?

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Gestion du temps

Entrepreneurs et dirigeants d’entreprises, il y a une chose bien commune qui nous caractérise : on court après le temps.

Avec tout ce que l’on a à gérer au cours d’une journée (les choses hyper importantes comme les tâches de routine), on n’a jamais assez de temps pour faire TOUT ce qui se trouve dans notre assiette.

On aimerait bien…

  • Répondre à tous nos courriels
  • Accomplir toutes nos tâches administratives
  • Gérer nos médias sociaux
  • Démarrer de nouveaux projets
  • Etc.

Le problème, c’est qu’il nous manque de temps dans une journée.

Trop de choses à faire, mais pas assez de temps pour tout faire

Et c’est là que la gestion des priorités devient essentielle.

Car parmi tout ce que l’on doit faire (sachant qu’il est impossible de tout faire), qu’est-ce qui est vraiment prioritaire et qui mérite notre temps, notre attention et notre énergie ?

C’est une question que l’on devrait se poser tous les jours pour s’assurer de travailler sur les BONNES choses.

En tout cas, si vous vous trouvez dans cette situation d’avoir trop à faire et pas assez de temps pour tout faire, j’ai une très bonne nouvelle pour vous aujourd’hui.

En fait, vous n’avez pas besoin de tout revoir votre emploi du temps ni de vous débarrasser de plusieurs responsabilités pour enfin TROUVER du temps (même si c’est toujours une bonne idée de le faire).

Une stratégie simple que vous pouvez mettre en place à partir de maintenant, c’est saisir intentionnellement chaque période de temps mort qui s’offre à vous au cours d’une journée pour accomplir de petites tâches rapides.

Pas besoin de 30, 15 ni même 5 minutes.

2 minutes suffisent amplement!

2 minutes, c’est tout le temps qu’il vous faut pour faire des mini-progrès sur vos tâches et sur votre entreprise. C’est parfois bien suffisant pour régler de petites choses qui traînent depuis longtemps ou faire quelque chose que vous n’avez jamais le temps de faire.

Pensez un instant à tout ce que vous pourriez faire en l’espace de 2 minutes ininterrompues…

Vous pourriez :

  • Répondre à 1 ou 2 courriels rapides
  • Faire une publication sur vos médias sociaux
  • Donner une réponse à un collaborateur qui attend depuis longtemps
  • Lire un article important sur votre domaine d’activité
  • Remettre de l’ordre dans votre espace de travail
  • Classer votre paperasse qui s’accumule
  • Appeler pour prendre un rendez-vous
  • Prendre des nouvelles de vos employés
  • Respirer et faire le vide dans vos pensées
  • Écrire un mini-plan d’action pour votre nouveau projet
  • Et la liste est sans fin!

C’est fou ce que l’on peut faire en 2 minutes lorsqu’on cherche intentionnellement à maximiser ces instants !

Et vous serez très surpris de constater la rapidité avec laquelle votre liste de tâches va diminuer à partir du moment où vous saisirez les petites fenêtres de 2 minutes qui se présentent à vous dans la journée.

Finalement, comment tirer profit des périodes de 2 minutes ?

  1. Ayez toujours l’habitude d’écrire vos tâches sur une liste et traînez cette liste partout avec vous. Vous pouvez même faire une catégorie spéciale pour les petites tâches qui prennent 2 minutes.
  2. Soyez à l’affût des périodes de 2 minutes qui s’offrent à vous dans une journée. Par exemple, lorsqu’on vous met en attente au téléphone, lorsque votre réunion ne commence pas à l’heure, etc.
  3. Dès que vous avez 2 minutes de libres, sortez votre liste de tâches et essayez d’accomplir de petites choses qui se font rapidement. Ou faites quelque chose que vous devez faire et qui prend moins de 2 minutes.

Voyons un exemple : Vous devez appeler un fournisseur, mais on vous met en attente pour quelques minutes. Plutôt que de perdre ce temps à ne rien faire, profitez-en pour ranger la paperasse qui traîne dans votre bureau depuis 3 semaines… Ou répondez à des courriels qui attendent une réponse.

En optimisant ces « micropériodes » de 2 minutes, vous progresserez bien plus que vous ne le pensez sur vos tâches.

C’est parfois le petit coup de pouce dont vous aurez besoin pour retrouver votre initiative et passer à l’action.

Chaque minute compte dans la gestion du temps et vous pouvez progresser en seulement 2 minutes !

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