1/3 articles sur le sujet. Cette semaine: La préparation avant la foire
Préambule
J’ai eu l’occasion de participer à plus d’une centaine de foires commerciales à travers le monde autant comme exposant que visiteur. J’aimerais partager avec les lecteurs du Journal Action PME, et particulièrement, avec les entreprises qui prévoient exposer ou qui souhaiteraient le faire, les meilleures pratiques d’affaires pour assurer leur succès en participant comme exposant à des foires commerciales.
La préparation avant la foire
La préparation pour participer à une foire commerciale correspond à mon avis à 50 % du niveau de réussite de votre action commerciale. De préférence, les foires auxquelles vous souhaitez prendre part ont déjà été identifiées dans votre plan marketing. En conséquence, la première étape consistera à réserver un espace le plus rapidement possible, selon la superficie que votre budget vous permettra. Les espaces de certaines foires se réservent parfois jusqu’à 2 années à l’avance.
Souvenez-vous que lorsque vous réservez à la dernière minute, vous aurez accès aux places restantes, qui sont presque toujours situées dans le fond du Salon ou derrière un obstacle mécanique, telle une colonne ou encore une structure portante de telle sorte que le prix payé ne représentera pas la valeur de votre investissement.
Le choix de l’emplacement est important dans le but de vous faire voir et que vos clients vous trouvent aussi facilement. Donc le visuel du kiosque devra être à la hauteur de l’image que votre entreprise projette dans la tête de vos clients actuels et futurs. N’hésitez pas à faire appel à un designer pour vous concocter un visuel qui ne laissera personne indifférent.
Au préalable, prenez soin d’identifier un responsable de la foire et les ressources qui seront présentes pour participer à cet événement. Vous comprendrez qu’il sera nécessaire d’avoir des personnes matures qui parlent l’anglais. Pour les foires dans certains pays où vous doutez qu’une majorité de participants parleront la langue de Shakespeare, assurez-vous d’avoir recours aux services d’un(e) interprète. Pour l’avoir vécu au Brésil, c’est absolument nécessaire.
Dans un délai d’au moins 180 jours précédant la foire, réservez vos billets d’avion et de train, ainsi que votre location de voitures et de chambres d’hôtel. Pensez également à réserver une salle de conférence ou une suite pour tenir des rencontres privées avec certains de vos clients privilégiés précédant la foire pour annoncer éventuellement des nouvelles ententes commerciales et également pour organiser des rencontres de briefing et de débriefing avec les employés qui participeront à l’événement commercial. Votre coût pour les billets d’avion devrait être plus bas.
Pour les chambres d’hôtel dans les villes où des foires incontournables ont lieu, généralement à des dates fixes, les prix seront multipliés par 3 et même par 4. Je pense ici au CES (www.ces.tech/) à Las Vegas en janvier de chaque année ou encore à Biofach (www.biofach.de/en) à Nuremberg, en Allemagne, qui se tient en février. Il est préférable de déléguer cet exercice à une agence de voyages ou si vous le faites vous-même, au service des finances de votre entreprise.
Dans un délai d’environ 120 jours à l’avance, le responsable de la foire doit établir une liste du matériel dont votre équipe aura besoin pour accomplir sa tâche à destination. Si vous prévoyez participer à plus de 4 foires par année, il est préférable de posséder vos propres équipements, sinon vous pouvez toujours les louer auprès des services de location de meubles et d’équipements désignés par l’organisation des foires, mais selon moi, ce n’est pas rentable.
Rappelez-vous qu’il faut compter un délai d’au moins de 6 à 8 semaines si vous expédiez vos équipements par bateau et faire dédouaner le tout. Il faut aussi compter le temps pour déplacer votre matériel du port de débarquement jusqu’au lieu d’exposition et l’acheminement à votre kiosque pour assemblage et aménagement. J’ai déjà expédié par avion des équipements à la dernière minute et je peux vous assurer que je me rappelle encore le prix de la facture et l’angoisse vécue par le fait de savoir si je recevrai ou pas mon matériel à temps…
Au moins de 60 à 90 jours à l’avance, pensez à envoyer de la publicité à vos clients, vos fournisseurs, vos bailleurs de fonds et même à la limite vos concurrents afin de mentionner le fait que vous serez présent à telle ou telle exposition avec le numéro du kiosque. Faites circuler l’information par voie de communiqué et par les médias sociaux. Lorsque le message circule, c’est bon pour la renommée de votre entreprise. Souvent, les médias écrits s’emparent de ces informations pour parler de la présence de votre entreprise sur les marchés extérieurs.
Finalement 30 jours avant le début de la foire, faites parvenir des invitations à vos clients (avec entrée gratuite pour les plus importants) et à ceux que vous souhaitez rencontrer lors de l’événement, incluant les membres de la presse locale, le tout avec confirmation de présence. Au fur et à mesure que vous recevrez les confirmations de visite, vous pouvez ainsi établir un calendrier de rencontres et donner en conséquence le temps nécessaire aux personnes que vous souhaitez absolument rencontrer. Rien de mieux pour renforcer la relation avec vos meilleurs clients et ceux éventuellement qui le deviendront.
Autres points à souligner et pourtant non négligeables :
- Certains pays exigent d’avoir un permis de conduire international si vous louez un véhicule. Si vous souhaitez obtenir ce permis, vous pouvez vous le procurer dans les centres de voyages et d’immatriculation du CAA ou encore par la poste. Voici les informations du CAA en lien avec l’émission de ce permis : https://voyage.caaquebec.com/fr/avant-de-partir/permis-de-conduire-international/;
- La date d’échéance des passeports des membres de l’équipe ne doit pas être inférieure à un délai de 6 mois. C’est parfois exigé selon la durée du droit de séjour qui vous est accordé. Il se peut également qu’un visa soit nécessaire en plus du passeport pour entrer dans des pays comme le Brésil ou la Chine, par exemple;
- Prévoyez une couverture d’assurance maladie et accident au cas où un employé se blesserait lors de l’assemblage du kiosque ou tomberait malade pendant la tenue de l’événement. De plus, l’achat d’une assurance pour responsabilité civile peut s’avérer nécessaire, dans un pays comme les États-Unis, dans l’éventualité qu’une personne tombe et se blesse dans votre espace;
- Finalement, si vous devez faire venir des équipes nécessitant plusieurs ressources, il est préférable qu’ils ne voyagent pas toutes sur le même vol.
Le prochain article portera sur les points importants sur la participation et le déroulement de la foire.
