Comment communiquer efficacement pour favoriser la collaboration ?

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Collaboration

Parlons de travail à distance 

Bien que le travail à distance ne cesse de gagner en popularité, il s’avère souvent une source de stress pour les gestionnaires qui y voient une menace à la collaboration, à la performance et à la motivation au sein de leur équipe. Le travail à distance peut aussi fragiliser la confiance entre les pairs, car les risques d’augmentation des erreurs, de perte de productivité et de baisse d’engagement sont bien présents. Dans un contexte où l’équipe est dispersée à plusieurs endroits, les gestionnaires doivent non seulement ajuster l’organisation du travail, leur leadership, mais aussi leur façon de communiquer.

Heureusement, il y a des solutions et voici 5 facteurs essentiels à considérer pour communiquer efficacement avec des employés à distance.

  • Expliquez clairement les rôles de chacun

Le travail à distance exige une plus grande coordination entre les pairs, et une lacune à ce niveau est souvent la source d’une baisse de productivité. Pour éviter les oublis ou les répétitions, il est primordial de solidifier les processus, mais aussi de les expliquer clairement à toute l’équipe. En ayant une vue globale sur les différentes tâches à accomplir, chaque employé sera en mesure de mieux comprendre l’importance du travail d’équipe. Par le fait même, plus l’employé connaîtra l’impact de son travail sur l’ensemble de l’entreprise, plus il se sentira responsable et motivé.

  • Exposez vos attentes

Pour adopter une communication efficace avec des employés à distance, il est important d’exprimer les points auxquels vous tenez et ceux pour lesquels vous êtes plus souple. Par exemple, soyez clair en ce qui a trait aux objectifs, aux processus et aux échéanciers, mais vous pouvez être plus flexible sur le moment de la journée où les gens travaillent. Vos attentes doivent être connues et elles peuvent même être écrites pour que l’employé s’y réfère au besoin.

Établissez aussi des normes quant à la façon de communiquer. Par exemple, si le respect et le professionnalisme sont prioritaires, vous pouvez exiger le vouvoiement ou certaines formulations de politesse dans les communications avec les clients.

  • Exprimez un leadership qui inspire la confiance

Les meilleurs employés qui travaillent à distance sont souvent des gens qui ont besoin d’autonomie et d’indépendance. Les gestionnaires efficaces ajusteront leur style de leadership et agiront davantage en motivateurs et en facilitateurs. Les mots d’ordre sont : inspirer, guider et encourager. Soyez présent, offrez votre support et faites des suivis, mais oubliez le micromanagement ou les appels inutiles. Sachez aussi que le niveau de confiance que vous démontrerez envers les employés à distance aura un impact direct sur la perception qu’auront les autres membres de votre équipe face à leurs collègues nomades. Vous acceptez qu’ils travaillent à distance, dites haut et fort que vous leur faites confiance.

  • Communiquer directement augmente la confiance

En se côtoyant régulièrement, les membres d’une équipe développent une confiance entre eux qui favorise grandement le travail d’équipe. Dans la mesure du possible, organisez occasionnellement des rencontres en personne. Surtout au début de la collaboration, ces rencontres permettront de tisser des liens plus rapidement. Si ce n’est pas possible et que vous devez présenter un membre de l’équipe à distance, mettez de l’avant les compétences et les expériences pertinentes qui augmenteront sa crédibilité.

  • Formez votre équipe

Informer vos employés sur les différences culturelles et sur les styles de communication qui peuvent influencer les échanges dans votre groupe, augmentera grandement la confiance et la collaboration au sein de votre équipe. Par exemple, certaines personnes préféreront prendre des nouvelles de la famille avant de commencer à parler de façon professionnelle, alors que d’autres iront droit au but et seront très axés sur la tâche.

Mieux comprendre les autres diminue aussi le risque de conflit et d’incompréhension. Étant plus conscients des différentes façons de communiquer, les employés peuvent ainsi ajuster leurs communications pour favoriser le travail d’équipe, la motivation, et par le fait même, la productivité et l’atteinte des objectifs communs.

Le travail à distance est là pour rester et bien que ces habitudes de communication demandent de l’adaptation, avec la pratique, elles deviendront aussi naturelles que l’est maintenant l’utilisation des courriels ou des médias sociaux.

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Kathy Loof

Kathy Loof possède plus de 15 ans d’expérience dans le domaine des communications, de la représentation et du développement des affaires. Ses expériences et son MBA en conseil en management lui ont permis de développer des compétences importantes en consultation.
Selon leurs besoins, elle est en mesure d’accompagner les gestionnaires et les employés à l’étape du diagnostic, de la recherche de solutions, de la formation et la mise en œuvre de stratégies. Afin d’augmenter concrètement la performance des organismes et l’engagement des employés, Kathy a développé divers programmes, outils de travail et formations. Elle privilégie une approche d’accompagnement et ce, à toute les étapes de votre projet.

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