Partir d’où vous êtes.
Pour adresser cette gestion optimale de votre temps, il faut connaître la répartition de votre temps au cours d’une journée. Ça implique de noter les activités réalisées pour chacune des plages horaires de la journée.
Établir un journal chronométré de vos activités
Il est suggéré de tenir un journal chronométré de vos activités pendant une semaine complète pour vraiment réaliser où se trouvent vos pertes de temps, vos « mange-temps ».
Il faut tout noter, incluant toutes les interruptions, leurs sources et leurs causes ou leurs justifications, peu importe la longueur de chacune de ces activités.
Il faut établir un ordre de priorités pour vos activités à accomplir :
- Urgent et important = doit être fait maintenant, immédiatement
- Important = doit être fait
- Routinier = peut être fait ou encore délégué à quelqu’un
- Mange-temps = le moins possible!
Faites-vous une liste des différentes activités que vous avez durant une semaine et classez chacune de ces activités dans les quatre catégories des priorités.
Exemple de tableau avec quatre (4) activités d’une partie de journée
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Heure
|
Activité |
Temps écoulé |
Priorité |
Commentaires pour s’améliorer |
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8 :00 |
Café, échanges avec collègues |
30 minutes |
4 |
Agréable mais pas efficace! |
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8 :30 |
Lecture des courriels |
15 minutes |
3 |
Une portion peut être déléguée à l’adjointe administrative ou encore gérer plus tôt le matin |
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8 :45 |
Conférences téléphoniques avec prospects et clients existants |
75 minutes |
1 |
Faire un suivi de ces appels pour les personnes qui ont manifesté de l’intérêt |
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10 :00 |
Rapport TPS/TVQ |
30 minutes |
2 |
Peut être fait en dehors des heures plus « payantes » par rapport à la clientèle |
Précautions à prendre pour votre journal chronométré
A Enregistrer chaque activité
Il faut enregistrer les activités qui ne durent que quelques minutes comme rêvasser ou encore socialiser dans les corridors avec des collègues.
B Enregistrer toutes vos activités durant l’ensemble de vos heures consacrées à votre travail
Éviter de vous fier à votre mémoire en vous disant que vous allez répertorier toutes vos activités effectuées durant chaque demi-journée à la fin de votre journée.
C Enregistrer chaque activité au fur et à mesure qu’elle se produit
Vous ne devez pas attendre à des intervalles fixes pour noter l’activité que vous faites, par exemple à toutes les trente minutes.
D Soyez précis
Si vous indiquez 30 minutes d’appels téléphoniques, il faut savoir si ces appels sont prioritaires ou encore si certains de ces appels ont un côté plus « social » et auraient pu être reportés.
Analyse de votre journal (emploi du temps) chronométré
Voici quinze (15) questions importantes à répondre :
Q1 À quelle heure de votre journée avez-vous débuté à travailler sur votre priorité numéro 1 (votre objectif prioritaire) ?
Q2 Mettez-vous par écrit et ce chaque jour vos trois premières priorités de la journée ?
Q3 Pour chacune des trois premières priorités que vous vous étiez fixées dans votre journée, quel pourcentage avez-vous atteint, selon vous ?
Q4 Que pouvez-vous faire concrètement pour améliorer l’atteinte de vos principales priorités journalières ?
Q5 Tenez-vous compte de votre énergie dans la gestion de vos activités quotidiennes ?
Q6 Vos interruptions représentent-elles un pourcentage important de vos activités dans la journée ?
Q7 Êtes-vous capable de classer vos interruptions par catégorie (téléphones, visiteurs, assistant, vous-même, clients) ?
Q8 Quelles interruptions prennent le plus de votre temps ?
Q9 Quelles interruptions sont les moins productives pour vous ?
Q10 Que prévoyez-vous faire pour minimiser l’impact de vos interruptions ?
Q11 Quelle a été la période la plus productive de votre journée ?
Q12 Quelle a été la période la moins productive de votre journée ?
Q13 Combien de temps a duré votre plus longue période de travail ininterrompu ?
Q14 Gérez-vous bien vos déplacements et les heures de trafic ?
Q15 Votre temps est-il réparti adéquatement selon vos priorités quotidiennes ?
