Quand on pense relations publiques, on pense spontanément à de grosses annonces devant un podium ou encore à des coupures du ruban pour inaugurer de grands projets. Pourtant, le relationniste fait aussi face régulièrement à des dossiers moins agréables. Quel que soit le domaine dans lequel vous œuvrez, vous aurez tôt ou tard à transmettre de mauvaises nouvelles à vos employés, vos partenaires ou vos actionnaires. Dans ces situations, le regard extérieur du consultant en relations publiques peut vous aider à traverser la crise sans trop de dommages.
Petite ou grande déception, le secret est dans la préparation
Que vous ayez à refuser une augmentation à un employé fidèle ou à annoncer des pertes d’emploi massives, vous devrez préparer correctement votre message pour réussir à le transmettre efficacement. Par exemple, vous devriez avoir en main toutes les informations pour répondre aux questions qui surviendront à la suite de votre annonce.
- Pourquoi une telle décision est-elle prise ?
- Quel a été le processus de réflexion pour y parvenir ?
- Quelles autres possibilités ont été envisagées ?
- Qui a été consulté pour parvenir à la décision ?
- Quelle solution offrez-vous à ceux qui seront déçus par votre nouvelle ?
Le pire scénario est certainement celui selon lequel vous annoncez une mauvaise nouvelle sans explication, sans contexte et sans suivi. Dans les situations les plus complexes, il peut être intéressant d’être accompagné par un conseiller externe en ressources humaines ou en communication. La présence d’une personne neutre peut contribuer à faciliter la discussion et tempérer les émotions qui pourraient ressurgir pendant votre rencontre.
Soyez direct, clair et précis
Quand on doit décevoir un employé ou annoncer une nouvelle perturbante à un groupe, on peut être tenté de nuancer nos propos pour adoucir le coup. Malheureusement, c’est souvent dans ces situations qu’on vient troubler les cartes et que nos explications peuvent porter à confusion. Assurez-vous de présenter calmement et fermement les faits. Votre ton et votre langage non verbal vont influencer la manière dont votre message sera reçu.
Si vous semblez abattu, confus ou déprimé, vos interlocuteurs retiendront de l’entretien que vous n’aviez aucun contrôle sur la situation. Il vous appartient d’inspirer la confiance même si les nouvelles que vous avez à transmettre sont mauvaises. Soyez attentif et rassurant sans toutefois laisser place à l’interprétation.
Terminez votre rencontre sur une perspective positive
Plusieurs d’entre nous ont eu à recevoir de mauvaises nouvelles au cours de notre carrière. Perte d’emploi, restrictions budgétaires, réduction des responsabilités, fermetures d’entreprise, nous avons tous fait face à ce type de situation. Souvenez-vous de votre réaction et des facteurs qui ont influencé votre attitude en sortant de telles rencontres. Avez-vous quitté la réunion en pensant qu’il était impossible que la situation s’améliore ou est-ce que vous avez plutôt retenu qu’il s’agissait d’un mal pour un bien ? Dans les deux cas, c’est probablement en raison de l’approche de votre interlocuteur.
Un employé n’obtiendra pas la promotion qu’il désire ? Prévoyez insister sur ses compétences et sur les possibilités d’avancement qui s’offrent encore à lui dans votre organisation. Assurez-vous de maintenir sa motivation en l’aidant à tracer un plan de progression de carrière qui réponde à ses besoins comme aux vôtres. N’oubliez pas de lui réitérer que ses services sont importants et qu’ils sont appréciés.
Une division de votre entreprise doit fermer ses portes ? Expliquez clairement à vos employés quel est votre plan pour sauvegarder le plus d’emplois possible. Avez-vous pensé à mettre en place un comité de transition pour aider votre équipe à se trouver du travail ailleurs ?
Êtes-vous en mesure d’accompagner vos cadres dans une réorientation professionnelle ? Si vous ne pouvez rien faire de plus, assurez-vous d’avoir déjà en main des lettres de recommandation personnalisées et sincères ainsi que les indemnités de départ auxquelles chacun aura droit. Personne ne veut devoir courir après son argent à la suite d’une perte d’emploi.
Quelle que soit la nouvelle que vous devez annoncer, si vous respectez les 3 règles présentées ici, vous aurez au moins la certitude d’avoir mis toutes les chances de votre côté. Préparez-vous, soyez clair et terminez sur une bonne note. Dans tous les cas, n’hésitez pas à consulter un professionnel des communications qui saura vous accompagner pour relever ce défi d’envergure.
