Comment gérer vos pertes de temps !

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Pertes de temps

Partir d’où vous êtes.

Pour adresser cette gestion optimale de votre temps, il faut connaître la répartition de votre temps au cours d’une journée. Ça implique de noter les activités réalisées pour chacune des plages horaires de la journée.

Établir un journal chronométré de vos activités

Il est suggéré de tenir un journal chronométré de vos activités pendant une semaine complète pour vraiment réaliser où se trouvent vos pertes de temps, vos « mange-temps ».

Il faut tout noter, incluant toutes les interruptions, leurs sources et leurs causes ou leurs justifications, peu importe la longueur de chacune de ces activités.

Il faut établir un ordre de priorités pour vos activités à accomplir :

  1. Urgent et important = doit être fait maintenant, immédiatement
  2. Important = doit être fait
  3. Routinier = peut être fait ou encore délégué à quelqu’un
  4. Mange-temps = le moins possible!

Faites-vous une liste des différentes activités que vous avez durant une semaine et classez chacune de ces activités dans les quatre catégories des priorités.

Exemple de tableau avec quatre (4) activités d’une partie de journée

 

 

Heure

 

 

Activité

 

Temps écoulé

 

Priorité

 

Commentaires pour s’améliorer

 

8 :00

 

Café, échanges avec collègues

 

30 minutes

 

4

 

Agréable mais pas efficace!

 

8 :30

 

Lecture des courriels

 

15 minutes

 

3

 

Une portion peut être déléguée à l’adjointe administrative ou encore gérer plus tôt le matin

 

8 :45

 

Conférences téléphoniques avec prospects et clients existants

 

75 minutes

 

1

 

Faire un suivi de ces appels pour les personnes qui ont manifesté de l’intérêt

 

10 :00

 

Rapport TPS/TVQ

 

30 minutes

 

2

 

Peut être fait en dehors des heures plus « payantes » par rapport à la clientèle

 

Précautions à prendre pour votre journal chronométré

A  Enregistrer chaque activité

Il faut enregistrer les activités qui ne durent que quelques minutes comme rêvasser ou encore socialiser dans les corridors avec des collègues.

B  Enregistrer toutes vos activités durant l’ensemble de vos heures consacrées à votre travail

Éviter de vous fier à votre mémoire en vous disant que vous allez répertorier toutes vos activités effectuées durant chaque demi-journée à la fin de votre journée.

C  Enregistrer chaque activité au fur et à mesure qu’elle se produit

Vous ne devez pas attendre à des intervalles fixes pour noter l’activité que vous faites, par exemple à toutes les trente minutes.

D  Soyez précis

Si vous indiquez 30 minutes d’appels téléphoniques, il faut savoir si ces appels sont prioritaires ou encore si certains de ces appels ont un côté plus « social » et auraient pu être reportés.

 

Analyse de votre journal (emploi du temps) chronométré

Voici quinze (15) questions importantes à répondre :

Q1   À quelle heure de votre journée avez-vous débuté à travailler sur votre priorité numéro 1 (votre objectif prioritaire) ?

Q2   Mettez-vous par écrit et ce chaque jour vos trois premières priorités de la journée ?

Q3   Pour chacune des trois premières priorités que vous vous étiez fixées dans votre journée, quel pourcentage avez-vous atteint, selon vous ?

Q4   Que pouvez-vous faire concrètement pour améliorer l’atteinte de vos principales priorités journalières ?

Q5   Tenez-vous compte de votre énergie dans la gestion de vos activités quotidiennes ?

Q6   Vos interruptions représentent-elles un pourcentage important de vos activités dans la journée ?

Q7   Êtes-vous capable de classer vos interruptions par catégorie (téléphones, visiteurs, assistant, vous-même, clients) ?

Q8   Quelles interruptions prennent le plus de votre temps ?

Q9   Quelles interruptions sont les moins productives pour vous ?

Q10   Que prévoyez-vous faire pour minimiser l’impact de vos interruptions ?

Q11   Quelle a été la période la plus productive de votre journée ?

Q12   Quelle a été la période la moins productive de votre journée ?

Q13   Combien de temps a duré votre plus longue période de travail ininterrompu ?

Q14   Gérez-vous bien vos déplacements et les heures de trafic ?

Q15   Votre temps est-il réparti adéquatement selon vos priorités quotidiennes ?

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Louis Jolicoeur
LOUIS JOLICOEUR, MBA, M.A., C.E.C., A.V.A., Pl. Fin., CCVM 418 580-8825, cellulaire et centre de messages louisjolicoeur@louisjolicoeur.com www.visionvente.com Louis Jolicoeur est chargé de cours en vente-conseil depuis 1989 et en planification financière depuis 1992. Il a formé plus de 103 000 conseillers et représentants. Il est aussi concepteur de matériel pédagogique pour l’Autorité des marchés financiers (AMF). Il compte plus de 30 ans d’expérience dans le domaine de la vente, du service à la clientèle et de la planification financière. Il est formateur reconnu par la Loi 90 (Emploi-Québec), l’Institut québécois de planification financière (IQPF), la Chambre de la sécurité financière (CSF), l’Institut canadien des valeurs mobilières (ICVM) et l’Association canadienne des planificateurs financiers (FPSC). Louis Jolicoeur offre des séminaires de vente professionnelle, de service à la clientèle, d’expression orale et d’entrepreneurship par l’entremise de son site www.visionvente.com. Il agit comme coach en développement des affaires auprès des individus et des entreprises qui ont des forces de vente. Il est diplômé en administration (MBA, 1989) et en éducation (M.A., 1984)

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