La fameuse boîte vocale : Des trucs pour s’organiser !

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La fameuse boîte vocale. Des trucs pour s’organiser !

Par Hélène Douville

Enregistrer un message personnalisé demande un peu de temps si vous devez le faire chaque jour. Néanmoins, si vous recevez plus de dix appels par jour, vous gagnerez à l’essayer. En effet, un message quotidien indique votre emploi du temps à vos clients qui sont alors à même d’attendre votre retour d’appel au bon moment. Si vous ne recevez que peu d’appels, ce n’est pas nécessaire.

Nous entendons parfois des messages sur les boîtes vocales qui ont fort peu à voir avec l’expérience-client. D’emblée, nous savons que si notre appel est dirigé vers une boîte vocale, c’est qu’il y a absence ou indisponibilité. Je suis toujours étonnée d’entendre ces types de messages.

En voici deux exemples.

Deux exemples à éviter avec sa boîte vocale :

  • Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de X. Je ne suis pas disponible pour le moment. Laissez-moi un message après la tonalité et je vous rappelle dès que je me libère.
  • Bonjour, ici X. Je ne suis pas là pour l’instant. N’hésitez pas à me laisser un message après le timbre sonore et je vous rappelle dès mon retour. Merci.

Trois exemples à privilégier avec sa boîte vocale : 

  • Bonjour, ici X de (nom de l’entreprise). Aujourd’hui, le 11 juin, je serai de retour à mon poste de travail dès 14 h. Je vous invite à me laisser un message détaillé et je vous contacterai dans les 24 heures. Passez une excellente journée.
  • Vous avez rejoint la boîte vocale de X. Laissez-moi un message détaillé et je vous reviendrai dans les meilleurs délais.
  • Ici X de (nom de l’entreprise). Laissez-moi un message détaillé. Je me ferai un plaisir de vous rappeler d’ici X heures.

À vrai dire, un message enregistré qui est à la fois efficace et courtois permet à l’appelant de laisser à son tour un message précis. À ce propos, quels types de messages laissez-vous dans une boîte vocale ? Vos messages sont-ils clairs ? Si vous voulez faire vivre une expérience à votre client, assurez-vous d’intéresser votre interlocuteur à vous rappeler.

Voici quelques règles d’efficacité avec sa boîte vocale :

  • Votre message devrait durer tout au plus 40 secondes.
  • Mettez un sourire dans votre voix, cela s’entend, pratiquez-vous devant un miroir.
  • Nommez votre client et nommez-vous au début et à la fin de votre message.
  • Soyez précis quant à vos attentes.
  • Remerciez votre interlocuteur.
  • Mentionnez votre numéro de téléphone de deux façons différentes, par exemple, 514 866-8820 et 866-88-20.
  • Évitez de dire « je répète » lorsque vous mentionnez le numéro la deuxième fois. Dites-le, tout simplement.

 Clin d’œil : si l’on ne retourne pas vos appels, il y a probablement lieu de revoir votre intention et votre débit. Lorsque vous laissez un message important dans l’espoir qu’on vous rappelle, commencez par laisser ce même message dans votre propre boîte vocale afin de vérifier l’intérêt qu’il est susceptible d’occasionner.

Si vous n’avez pas le goût de vous rappeler, imaginez l’effet qu’il a sur votre interlocuteur.

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Hélène Douville
Hélène Douville Accélératrice de succès Groupe conseil DCA Auteure du bestseller Doublez vos ventes et assumez votre succès et de Expérience client, soyez le coup de cœur de vos clients, chroniqueuse d’affaires à la radio, formatrice, coach et conférencière, Hélène détient ses compétences en matière d’optimisation de la formation grâce aux postes de direction qu’elle a occupée en ventes, en ressources humaines et en formation, au sein d’entreprises de prestige telles que Sécurigroupe, Maclean-Hunter, XEROX, Banque Royale et Banque Nationale. Ses études en psychologie et en administration combinées à son expérience et ses charges de cours dans l'enseignement aux adultes, niveau collégial et universitaire se reflètent dans le succès qu'elle obtient auprès de ses clients. Hélène se distingue par sa rapidité à saisir les enjeux d'affaires et les préoccupations de ses clients. Son approche proactive et son étonnante habileté à transférer de façon pédagogique et pratique ses acquis font d'elle une animatrice et conférencière recherchée et fort appréciée. Elle vous offre des formations et des conférences totalement alignées à votre vision, vos objectifs et vos stratégies d’affaires. Ses champs d’expertise sont :  Expérience client  Développement des affaires – vente stratégique  Gestion des ressources humaines Elle est recherchée pour son authenticité et sa rigueur intellectuelle. Elle adore interagir avec son auditoire et possède une excellente écoute avec un sens de la répartie assez étonnant. C’est un rendez-vous humainement stratégique, une expérience client à découvrir.

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